Ilmoituskanava Tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä

Savo-Karjalan Linja Oy
Y-tunnus: 0207523-3
Osoite: Pamilonkatu 28, 80130 Joensuu
Puhelin: 013 122 324
Sähköposti: tilausajot@skl.fi

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Tietosuojayhteyshenkilö: Jani Hietala
Sähköposti: jani.hietala@skl.fi
Puhelin: 0407397938

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä yllä mainittuun henkilöön.

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Ilmoituskanavan tarkoituksena on mahdollistaa epäasiallisen, lainvastaisen tai eettisesti moitittavan toiminnan ilmoittaminen ja ilmoitusten asianmukainen käsittely.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• ilmoitusten vastaanottaminen, käsittely ja tutkiminen
• lakien, sisäisten ohjeiden ja eettisten periaatteiden noudattamisen varmistaminen
• väärinkäytösten ja rikkomusten ennaltaehkäisy ja selvittäminen
• rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvoitteiden turvaaminen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Käsittelyn oikeusperuste:

• lakisääteinen velvoite (Ilmoittajansuojelulaki 1171/2022, EU:n whistleblower-direktiivi 2019/1937, GDPR 6(1)(c))
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja tutkimiseksi (GDPR 6(1)(f))
• poikkeuksellisesti rekisteröidyn suostumus, jos ilmoittaja vapaaehtoisesti antaa henkilötietonsa (GDPR 6(1)(a))

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Ilmoituskanava on lähtökohtaisesti anonyymi eikä kerää henkilötietoja automaattisesti. Jos ilmoittaja päättää antaa henkilötietonsa tai ilmoitukseen sisältyy muiden henkilöiden tietoja, voidaan käsitellä seuraavia:

• ilmoittajan nimi, asema ja yhteystiedot (jos ilmoittaja ne antaa)
• ilmoituksen kohteen nimi, asema ja mahdolliset yhteystiedot
• mahdollisten todistajien nimi ja yhteystiedot
• ilmoituksen sisältö, tapahtumakuvaus, aika, paikka ja liitteet
• ilmoituksen käsittelyyn liittyvät muistiinpanot ja lokitiedot

Mikäli ilmoitukset sisältävät erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, niitä käsitellään vain siltä osin kuin se on välttämätöntä ilmoituksen käsittelemiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ilmoituksen käsittelemiseksi.

5. Tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiallisesti ilmoittajalta ilmoituskanavan kautta. Lisäksi tietoa voidaan saada muista lähteistä, kuten ilmoituksen kohteelta, organisaation sisäisistä selvityksistä tai viranomaisilta, jos se on tarpeen ilmoituksen käsittelemiseksi.

Palvelu ei tallenna ilmoittajan tunnistetietoja, ellei ilmoittaja itse niitä ilmoituksessa anna.

6. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa vain:

• viranomaisille lain tai viranomaismääräysten edellyttämissä tilanteissa (esimerkiksi rikostutkinta tai oikeuskäsittely), tai
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Ilmoituskanavan teknisestä toteutuksesta vastaa Easywhistle Oy, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun.

Rekisterinpitäjä on varmistanut, että henkilötietojen käsittely täyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja että henkilötietojen käsittelijän kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus (DPA). Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen suojaus

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Käyttöoikeudet on rajattu vain niille henkilöille, joilla on tehtäviensä perusteella oikeus käsitellä tietoja.

Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä tahoja sitoo salassapitovelvollisuus, ja ilmoitusten käsittelijöillä on lisäksi lakisääteinen sekä sopimukseen perustuva vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen ilmoituksen käsittelemiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

• Ilmoitukset ja niihin liittyvät henkilötiedot poistetaan viimeistään viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta.
• Ilmoituksen käsittelyn kannalta selkeästi merkityksettömät henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
• Jos säilytys on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietoja voidaan säilyttää pidempään lain sallimissa rajoissa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen

Oikeuksien rajoitukset

Ilmoittajansuojelulain (1171/2022) 6 luku, 31 §:n mukaan rekisteröidyn oikeutta saada pääsy tietoihin (GDPR 15 art.) voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä tutkinnan tai ilmoittajan suojelun turvaamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rajoituksen syistä ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.

10. Henkilötietojen käsittelyjärjestelmä ja käsittelijät

Ilmoituskanava toimii Easywhistle Oy:n tuottamana pilvipalveluna (SaaS). Easywhistle Oy (Y-tunnus 3132737-2) toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun.

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietojen käsittely täyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

11. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää lainsäädännön, viranomaisohjeiden tai palvelun muutosten johdosta.

Päivitetty versio julkaistaan yrityksen verkkosivuilla ja/tai ilmoituskanavan yhteydessä.